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Liebe Leserin, Lieber Leser,
in der letzten Ausgabe der Frage der Woche haben wir uns mit der Frage beschäftigt „Wie packen Sie einen vollständigen Arbeitstag bis 12 Uhr mittags?“. Da ich immer wieder werde nach meinen eigenen Arbeits-, Organisations- und Produktivitätsroutinen gefragt werde, habe ich mich entschlossen eine Reihe von „Fragen der Woche“, genau diesem Thema zu widmen. In dieser Ausgabe werden Sie nun die weiteren Schritte des neuen Systems kennenlernen, dass auch Ihnen dabei helfen kann Ihre Arbeit bis 12 Uhr mittags zu erledigen und sich den Rest des Tages frei zu nehmen.
Warum Sie nicht mehr Arbeit hinzufügen dürfen
Wenn Sie fertig sind, wird es Ihnen am Anfang so gehen, dass Ihr Instinkt Sie dazu verleiten, möchte mehr Arbeit zu beginnen. Leider dürfen Sie das nicht und Sie müssen sogar gegen diese fordere Kraft widerstehen. Mehr Arbeit zu beginnen hat zur Folge, dass es Ihrem neuen jungen System einen Rückschlag beschert, was wiederum an Ihrem Selbstvertrauen gräbt und ihnen Unsicherheit in Bezug auf Ihr neues System vermittelt – bewusst oder unbewusst. Zu Beginn ist es sehr wichtig, dass Sie lernen Ihrem neuen System zu vertrauen. Wenn Sie sich nicht darauf verlassen können, dass die Punkte die auf Ihren beiden Listen stehen auch wirklich die richtige Menge an Arbeit ist und die wichtigsten Punkte enthält, die Sie erledigen müssen, so werden Sie sich rasch wieder in Ihrem alten Hamsterrad befinden und Ihr neues System wird schnell der Vergangenheit angehören. Die Fokussierung auf diese beiden Listen funktioniert deshalb in der Praxis so gut, weil Sie keine neue Arbeit beginnen dürfen, wenn die Arbeit auf der Liste erledigt ist. Lassen Sie mich dies mit einem Beispiel verdeutlichen:
Stellen Sie sich vor, Sie laufen in einem 400m Rennen. Wenn Sie selbst das Tempo bestimmen können und im richtigen Tempo laufen, sollten Sie genau am Ende des Rennens völlig erschöpft sein. Sie laufen also so schnell wie möglich innerhalb von 400m.
Nun stellen Sie sich ein 400 Meter Rennen vor, aber in dem Moment in dem Sie über die Ziellinie kommen, schreit Ihr Coach Ihnen zu weitere 200m zu laufen. Wenn Ihr Coach dies häufig und regelmäßig tut, werden Sie sich Ihr Tempo anders einteilen und Sie werden beginnen sich ein wenig extra Energie für die extra 200m des Laufs aufsparen. Und wenn dies in jedem Lauf passiert haben Sie automatisch eine neue Renngewohnheit entwickelt und manifestiert.
Ihre wöchentlichen beziehungsweise Ihre täglichen Ziele funktionieren wie das beschriebene 400 m Rennen. Wenn Sie sich jedoch angewöhnen jedes Mal 200m hinzuzufügen wenn Sie Ihre Ziele schnell erreicht haben, dann boykottieren Sie Ihr eigenes System. Statt Ihre Energie, Ihr Tempo und Ihren Fokus auf eine vorher bestimmte Reihe von Aufgaben zu richten, finden Sie sich wieder mit unendlichen To-do-Listen und zehn-Stunden-Arbeitstagen.
Kalibrieren Sie sich
Meine Produktivität hat sich verdreifacht, nachdem ich begonnen habe mir tägliche Ziele zu notieren. Der Nachteil dieses Systems ist jedoch die Unregelmäßigkeit – gerade zu Beginn. An einigen Tage wird es Ihnen sehr leicht fallen Ihre Ziele zu erreichen, weil Sie diese Tage versehentlich zu niedrig geplant haben. An anderen Tagen wird es Ihnen unglaublich schwer fallen Ihre Ziele zu erreichen, weil Sie diese Tage versehentlich über plant haben und sich zu viel vorgenommen haben.
Die Lösung für diese Unregelmäßigkeiten besteht nicht darin aufzugeben und wieder zu dem „alten“ unproduktiven Pro-Stunde-System zurückzukehren. Viel mehr liegt die Kunst darin, dass Sie lernen sich selbst besser zu kalibrieren und ein geeignetes Verhältnis zu der anfallenden Menge an Arbeit. Wie bei allen Dingen im Leben, werden Sie besser werden je öfter Sie das neue System in der Praxis anwenden und einhalten und dabei lernen darauf zu achten, wie Sie sich verbessern. Dieses „Augen auf“-Verhalten habe ich mir selbst durch das führen von genauen Notizen und Aufzeichnungen angewöhnt.
Merken Sie sich Ihre aktuelle Produktivität
Wenn Sie damit beginnen sich auf Ihr neues System einzulassen und dieses in der Praxis anzuwenden, so ist der beste Weg um sich selbst zu kalibrieren, schriftliche Aufzeichnungen anzulegen über die Menge an Arbeit, die Sie an dem jeweiligen Tag schaffen. Quantifizieren Sie Ihre Arbeit. Durch die Quantifizierung Ihrer Arbeit haben Sie einen klaren Messwert, den Sie dann ganz einfach nutzen können um Ihren eigenen Fortschritt zu bemessen. Da ein großer Teil meiner Arbeit darin besteht zu schreiben, war der beste Maßstab für mich die Anzahl der Worte, die ich pro Tag schreibe, oder die Anzahl der Artikel, die ich innerhalb eines Tages beende. Wenn ich Verkaufe, so kann ich die Anzahl der Verkaufsgespräche zählen, die ich pro Tag führe, oder die Anzahl der Kontakte. An einem Tag, an dem ich viel zu telefonieren habe, bemesse ich meine Arbeit anhand der Anzahl der durchgeführten Telefonate oder der Minuten, die ich insgesamt telefoniert habe usw. Finden Sie eine Möglichkeit Ihre eigene Arbeit zu quantifizieren, so dass Sie sie bemessen können. Manche Arbeiten sind leicht zu quantifizieren und bei anderen müssen Sie ein wenig überlegen. Meine Erfahrung ist: jede Arbeit lässt sich quantifizieren. Was Menschen davon abhält oder es Ihnen erschwert dies zu tun, ist oft die Angst sich dadurch messbar zu machen.
Führen Sie ein tägliches Protokoll, in das Sie alle Details eintragen, was Sie an diesem Tag erreicht haben. Am Ende der Woche gruppieren Sie die verschiedenen Arten von Aufgaben zusammen und bewerten, wie viel Arbeit erledigt wurde. Dies stellt nur Ihren Produktivitäts-Ausgangswert dar und dient als Messgröße für die kommende Woche.
Nun können Sie täglich, auf Basis dieser ersten Auswertung, Ihre täglichen Ziele der nächsten Woche definieren. Als Autor wusste ich, dass ich täglich 3000-4000 Wörter pro Tag schreiben konnte, wenn ich mich nur aufs Schreiben konzentriere. Oder eben weniger, wenn ich Schreiben mit nicht-schriftlichen Arbeiten kombiniere. Durch das Aufschreiben meiner täglichen Produktivitätsergebnisse, könnte ich meine täglichen Ziele anhand dieser Zahlen ausrichten und mir meine Ziele entsprechend setzen. Dadurch wusste ich auch, wenn ich täglich mindestens 3000-4000 Wörter schreiben würde, dann würde ich auch meine angestrebten Ziele der Woche erreichen können und eine gleichbleibend hohe Qualität und Quantität liefern können. Doch wie zeichnen Sie dies auf?
Als ich mich selbst an dieses neue Arbeitssystem gewöhnte, begann ich damit mir jeden Tag (nach getaner Arbeit) Notizen und Aufzeichnungen zu erstellen, in denen ich meine Fortschritte festhielt, Rückschläge analysierte und meine Lehren daraus zog. Damit dies nicht aus dem Ruder lief, habe ich mir selbst einen Wecker gestellt, der nach 22 Minuten klingelte. Dies war die Zeit, die ich mir selbst gesetzt hatte um diese Auswertungen vorzunehmen. Alles was ich innerhalb dieser Zeit nicht niedergeschrieben oder ausgewertet hatte, warf ich gnadenlos weg. Durch dieses strenge System gewöhnte ich mir gleichzeitig an, innerhalb kürzester Zeit das Wesentliche zu erfassen und meinem inneren Schweinehund so wenig Raum wie möglich zu geben. Zu Beginn nutze ich einfach ein schlichtes Schulheft, dass ich später dann durch ein Journal von Moleskine ersetzte.
Warum ist es wichtig zu messen?
Wenn Sie wissen, wie Ihre aktuelle Produktivität in Zahlen ausgedrückt aussieht, wird Ihnen die Umstellung auf ein neues System nicht schwer fallen und die Zahlen werden Sie mehr und mehr überzeugen. Ohne die harten Zahlen, laufen Sie Gefahr sich Faul zu fühlen wenn Sie früh fertig sind und sich den Nachmittag frei nehmen.
Als ich nach wenigen Wochen meine alten To-do-Listen mit den aktuellen Ergebnissen verglich, wurde mir bewusst, dass ich mit dem neuen System 2-3 Mal mehr erledigte, als ich es zuvor tat. Danach fiel mir die Wahl leicht, denn die Zahlen meiner Produktivität waren offensichtlich.
Wenn Sie ein Angestellter oder eine Angestellte sind, können Sie diese Zahlen auch dazu verwenden, sie Ihrem Chef zu zeigen. Früher wäre ich als Arbeitgeber froh gewesen, wenn ein Arbeitnehmer mir anhand von nachvollziehbaren Zahlen hätte zeigen können, dass ein neues System seine oder Ihre Produktivität so gesteigert hätte – auch wenn es bedeutet, dass er oder sie früher Feierabend macht. Heute habe ich dieses System auf jeden Arbeitsplatz in meinen Unternehmen adaptiert und ein Arbeitssystem gefunden, in dem nicht Anwesenheitszeiten eine Rolle spielen, sondern erzielte Ergebnisse. Dieses System, welches Sie in der letzten und in dieser Frage der Woche kennenlernen, ist das System nachdem ich selbst und jeder Mitarbeiter in meinen Unternehmen arbeitet.
Liste der wöchentlichen Ziele
Das andere Element dieses Produktivität-Systems ist eine Liste der wöchentlichen Ziele. Die wöchentliche Liste der Ziele hat den Vorteil, dass sie nicht so starr bleiben muss, wie die Liste der täglichen Ziele. Durch meine eigene Praxisanwendung habe ich herausgefunden, dass der Drang zu verschieben (und die Motivation zu arbeiten) im Wesentlichen auf einem täglichen Level basieren und von Tag zu Tag schwanken können. Da ich mich zu Beginn immer wieder dabei ertappte, Teile meiner täglichen Ziele nicht an dem ursprünglichen Tag auf meine tägliche Liste zu setzen, sonder vor mir her zu schieben (gerade bei vermeintlich unangenehmen Aufgaben), erweiterte ich das System um die Liste der wöchentlichen Ziele.
Der Zweck der wöchentlichen Ziele ist es, sicherzustellen, dass alles, was Sie erledigen wollen auch den Weg auf Ihre Liste der täglichen Ziele findet. Und zwar innerhalb der Woche, in der Sie es sich vornehmen. Über viele Jahre habe ich alleine die Liste der täglichen Ziele geführt und kam wunderbar damit zurecht. Erst seit ungefähr zwei Jahren habe ich beschlossen das System um eine Liste der wöchentlichen Ziele zu erweitern. Durch diese zweite Liste, setze ich mir selbst eine Grenze innerhalb derer ich mir zwar gestattete gewisse Arbeiten anders aufzuteilen, die mir jedoch eine klare Grenze aufzeigte bis zu der ich alle Arbeiten der Liste der wöchentlichen Ziele erledigt haben musste. Der Vorteil hierbei war, dass ich bereits nach kurzer Zeit begann, nicht nur mittags Feierabend zu machen, wenn ich meine Liste der täglichen Ziele erfüllt hatte, sondern auch damit begann mir Donnerstags bereits für den Rest der Woche freizunehmen, so bald ich die Liste der wöchentlichen Ziele erfüllt hatte.
Ein Aufruf weniger zu Arbeiten?
Den eigenen Arbeitstag bis zur Mittagszeit zu erledigen, ist nur ein Vorteil dieses Systems. Mein Ziel ist es nicht, alles bis Mittags zu erledigen. Ich benutze das System, um die maximale Menge an Arbeit an jedem Tag zu erledigen, so dass ich die Ziele, die ich mir für meine Unternehmen gesetzt habe erreichen kann. Ich liebe meine Arbeit und deshalb nutze ich das System der beiden Listen, um mehr aus dieser herauszuholen und dabei genügend Zeit und Raum für die anderen Dinge in meinem Leben zu haben, die ich auch liebe.
Aber ich nutze das System auch, um die Menge der Arbeit, die ich nicht mag, zu reduzieren. Wenn ich also Arbeit erledigen muss, die ich nicht gern tue, aber tun muss, dann hat sich dieses System sehr bewährt. Es erlaubt mir die „notwendige Arbeit“ schnell und zügig zu erledigen, die ich früher gar nicht gemacht hätte oder auf unbestimmte Zeit verschoben hätte.
In gewisser Weise macht sich der Unterschied in der Produktivität sogar noch stärker bemerkbar, bei Arbeit, die Sie nicht mögen. Wenn Sie gerne arbeiten, ist es einfacher, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, ohne Ablenkung oder Zaudern. Die Stärke dieses zwei Listen Systems ist es, dass es Sie dazu zwingt, sich zu konzentrieren und zu fokussieren, wenn es um Arbeiten geht, die Sie nicht machen wollen.
Hinweise für Unternehmer
Für mich war es zu Beginn schwierig mir diese neue Denkweise zu eigen zu machen, da ich mich oft dabei ertappte darüber nachzudenken, wie ich diese Ergebnisse, die ich in 4 Stunden erledigte, nun auf die ganzen 8 Stunden oder gar auf 12 Stunden zu verdoppeln oder zu verdreifachen. Was mir dabei half, war das Lesen von einigen Büchern zum Thema Biorhythmus und das Lesen des Buchs „Die 20-Minuten-Pause“ und das Analysieren meines eigenen Verhaltens. Mir wurde schnell klar, das selbst ich -egal wie fokussiert ich zu sein schien- immer wieder abgelenkt wurde oder mich gar selber ablenkte und das es mir nicht gelang 8 oder gar 12 Stunden am Stück völlig fokussiert zu sein. Weiterhin wusste ich durch das intensive Studium des Pareto-Prinzips, dass selbst wenn es mir gelingen würde die ganze Zeit fokussiert, konzentriert und völlig frei von Ablenkungen zu sein, nur ca. 20 % meiner Arbeitsleistung zu 80 % des Endergebnisses beitragen würde und die restlichen 80 % meiner Arbeitsleistung nur zu 20 % des Ergebnisses beitragen würden. Gleiches galt für meine Mitarbeiter.
Als begann ich mich zu fragen, wie es mir gelingt, einige Stunden völlig konzentriert und frei von jeglicher Ablenkung zu arbeiten, so dass ich ein Höchstmaß an Produktivität erreichen konnte. Dazu analysierte ich einmal meine Ziele der letzten 15 Jahre. Wie einige von Ihnen wissen, unterteile ich meine Ziele in verschiedene Kategorien. Bei dieser Analyse stellte ich sehr schnell fest, dass ich niemals alle gesetzten Ziele eines Jahres erreichte – und zwar in keinem einzigen Jahr in den letzten 15 Jahren. Im Gegenteil. Je mehr ich mir vornahm, desto schwieriger war es für mich, die jeweiligen Ziele zu erreichen. In den Jahren, in denen ich mit der Aufteilung meiner Ziele begann und mich auf weniger Ziele konzentrierte, erreichte ich im Verhältnis zu den anderen Jahren, in denen ich das nicht tat, jedoch viel mehr. Also führte die Konzentration auf weniger Ziele, letztlich zum Erreichen von mehr Zielen. Also eine Erhöhung meiner Produktivität. Dies lässt sich anhand eines ganz einfachen Beispiels veranschaulichen.
Beginnen wir mit einer Übung:
Nehmen Sie doch bitte einmal ein Blatt Papier zur Hand und schreiben Sie aller Erfolge auf, die Sie im letzten Jahr erreicht haben. Egal wie groß oder klein diese auch sein mögen.
Wichtig: Nehmen Sie dazu keinerlei Hilfsmittel zur Hand, wie zum Beispiel Tagebücher oder Erfolgsjournale etc. Schreiben Sie nur auf woran Sie sich erinnern. Und los geht es. Nehmen Sie sich dazu maximal 30 Minuten Zeit.
Und ist Ihnen diese Übung schwer gefallen? Den meisten wahrscheinlich JA.
Wenn Sie dies getan haben, dann schauen Sie sich einmal Ihre Auflistung an und zählen Sie die Anzahl der notierten Erfolge. Egal wie gut Ihr Gedächtnis ist, behaupte ich das Sie mit Sicherheit einige Erfolge notiert haben, aber in den seltensten Fällen ist es Ihnen gelungen mehr als 200 Erfolge zu notieren richtig?
Nun stellen Sie sich einmal vor, Sie würden jede Woche, wenn Sie Ihre wöchentliche Rückschau (ich hoffe doch Sie machen eine wöchentliche Rückschau) und die Planung für die nächste Woche machen, eine kleine Liste von 10 Dingen, die Ihnen in der zurückliegenden Woche gut gelungen sind und erfolgreich waren, anfertigen und in einem Journal notieren. Nun meine Frage:
Würde es Ihnen schwer fallen diese kleine Liste anzufertigen und in ein Journal einzutragen? Sehr wahrscheinlich würde es Ihnen wesentlich leichter fallen, als die Liste, die Sie gerade in der Übung angefertigt haben, richtig?
Wenn Sie dies nun jede Woche tun, dann haben Sie also am Ende eines Jahres 52 Einträge mit jeweils 10 Erfolgen. Macht also in der Summe 520 Erfolge, die Sie aufgelistet haben. Also mehr als doppelt, wenn nicht sogar drei Mal, so viel, wie Sie in der Übung gerade aufgelistet haben und das obwohl Sie sich auf wesentlich weniger konzentriert haben, als gerade bei der Übung.
Anhand dieses kleinen Beispiels sehen Sie wie schnell Ihre Produktivität sich steigern kann, durch die Konzentration auf tägliche und wöchentliche Ziele.
Nutzen Sie doch nachfolgend die Möglichkeit um Ihre eigenen Erfahrungen einzutragen. Wie sieht Ihr Arbeitstag aus? Was können Sie tun um produktiver zu sein? Teilen Sie Ihre Geschichte und Ihre Erfahrungen hier mit uns im Kommentar Abschnitt.
Herzlichst
Ihr Coach Nuno F. Assis
