Liebe Leserin, Lieber Leser,
diese Frage wird mir immer wieder gestellt. Wann immer ich auf Leser und Seminar- oder Coachingteilnehmer treffe, werde ich mit dieser Frage konfrontiert und erlebe, wie die Menschen sehr aufmerksam beobachten, wie ich mit meiner Zeit und meinen Terminen umgehe. Wenn ich dann meinen Kalender zücke, und es besteht die Chance für einen Augenblick einen Blick auf dieses Instrument zu erhaschen, so bemerke ich, wie sich die Fragezeichen in den Augen der Beobachter „ausbreiten“.
Aus diesem Anlass habe ich mich entschlossen Ihnen Einblick zu gewähren und Ihnen in einer Kombination aus zwei bis drei Coachingbriefen zu zeigen, wie ich meine Zeit und auch meine Aufgaben organisiere. Den ersten Coachingbrief möchte ich heute dem Instrument selbst widmen und Ihnen kurz erläutern, warum ich mich genau dafür entschieden habe. In der kommenden Ausgabe der „Frage der Woche“ werde ich Ihnen dann genau zeigen und Sie Schritt für Schritt anleiten, wie ich mit diesem Instrument arbeite und meine Zeit und meine Aufgaben plane und verwalte. Nun also zum Instrument selbst.
Nutzen Sie das X47 für Ihre Zeitplanung
Die meisten von Ihnen wissen, dass ich seit vielen Jahren mich intensiv mit Zeitmanagement und Aufgabenverwaltung beschäftige und eine Vielzahl an Seminaren besucht, Bücher dazu gelesen habe und unzählige Programme und Timer ausprobiert habe. An manchen Produkten war ich sogar maßgeblich an deren Gestaltung und Entwicklung beteiligt und hatte die Chance meine Erkenntnisse und Erfahrungen einfließen zu lassen. Nach meiner langen Odyssee bin ich dann auf das Unternehmen X 47 gestoßen, die in ihren Produkten genau das vereinen, wonach ich so lange gesucht habe.
Zum einen entfällt durch die patentierte Schienensystematik das klassische Ringbuch-Loch-System, welches dazu führt, dass ein großer Teil der Blätter wirklich beschreibbar und damit benutzbar sind und zum anderen ist es diesem Unternehmen erstmalig gelungen die Höhe eines Timers auf ein Maß zu reduzieren, welches wirklich schick und praktisch ist.
Durch die Modularität des Systems war ich erstmalig in der Lage mir meinen Kalender/Timer/Aufgabenverwalter so zusammenzustellen, wie ich ihn gerne haben möchte. Doch diese Flexibilität gab mir noch eine weitere Möglichkeit, die ich an den meisten Systemen am Markt sehr vermisse. Erstmalig war ich in der Lage meinen Timer spezifisch auf meine Reise oder meine Auftritte oder meine Termine anzupassen, sodass ich nicht immer eine Vielzahl von Papier, das ich gar nicht benutzen würde, mit mir rumschleppen musste. Dieser Genuss wurde mir dann auch noch herrlich versüßt, durch die wunderschöne Auswahl an verschiedenen Ledern, Farben und Prägungen – etwas das für einen haptisch veranlagten Menschen, wie mich sehr wichtig ist.
Zwei Zeitmanagement-Systeme für mehr Flexibilität und mehr Zeit
Nach einer kurzen Experimentierphase habe ich nun seit vielen Jahren zwei verschiedene Größen dieser herrlichen Produkte im Einsatz: A7 und A6. Das kleinere A7 Format hat sich sowohl auf kurzen Reisen, als in meiner Freizeit sehr bewährt, da ich es immer bei mir haben kann. Durch das praktische und handliche Format nutze ich dieses Format mit einem Wochenkalender und mit zwei verschiedenen Journalen (einmal blanko um skizzieren und kleine MindMaps zeichnen zu können und kariert um meine Gedanken aufzuschreiben). Es eignet sich hervorragend um alle möglichen Dinge, die im Laufe meiner Freizeit in meinen Sinn kommen zu notieren und später im Büro oder zu Hause, dann in meinen Eingangskorb zu legen, wo ich später dann entscheide, was damit zu tun ist. Mehr dazu in der nächsten Frage der Woche.
Das A6 Format ist für mich zum zentralen Ort meiner Zeit-, Termin- und Aufgabenverwaltung geworden. Ich setze hier ein System mit 4 Schienen ein, die ich wie folgt bestückt habe:
1 x Wochenkalender (oder ggf. Zeitkreise)
1 x Datenbank 1 bis 12 (oder je nach Anlass auch ein blanko Journal)
1 x liniertes Journal
1 x kariertes Journal
Plus einen ausfaltbaren Monatskalender zur Übersicht
Je nach Bedarf und Anlass der Reise oder meiner anstehenden Termine ergänze ich bzw. tausche ich manche Inhalte aus, sodass ich wirklich immer nur das dabei habe, was ich wirklich brauche. Diese Flexibilität und die Einfachheit des Systems erfreuen mich immer wieder und halten meinen Timer/Planer immer schön schlank.
Die Datenbank 1 bis 12 nutze ich entweder zur Sammlung aller Aufgaben, Termine, Zusagen und Verpflichtungen in den entsprechenden Monaten, sodass ich sicherstelle, dass ich meinen Kopf immer „leer schreibe“ und mich auf mein System verlassen kann. Oder aber ich nutze eine Datenbank Projekt spezifisch, in dem ich jeder Nummer in der Datenbank ein Projekt zu weise und alle für das Projekt notwendigen Schritte, Handlungen, Termine, Informationen und Gedanken darin sammle. Dies stellt für mich einen optimalen Begleiter auf meinen Reisen da, in welchem ich arbeiten, kann ohne das ich einen Onlinezugang zum Internet oder Ähnliches benötige.
Das linierte Journal erfüllt zwei Funktionen. Es dient zum einen dem „Einfangen“ und dem Aufschreiben von allen Dingen, mit denen ich auf einer Reise oder bei Terminen konfrontiert werde. Zum anderen ist es für mich mein Journal, welches ich immer dabei habe und in dem ich all die Dinge notiere, die ich über mein Leben aufzeichnen möchte. Dinge wie zum Beispiel Ideen, Erfolge (große und kleine), neue Projekte, Beobachtungen, Emotionen, Zitate, interessante Aussagen anderer Menschen usw. So habe ich sichergestellt, dass ich mein Journal immer bei mir habe und jederzeit über mein eigenes Leben schreiben kann – eine Angewohnheit, die Sie in den Biografien vieler erfolgreicher oder berühmter Menschen finden.
Das karierte Journal stellt in Zusammenhang mit dem Wochenkalender die zentrale Basis meiner Aufgaben und Planungen dar. Hier führe ich meine Liste der nächsten Schritte, der täglichen und wöchentlichen Aufgaben, meiner wichtigsten A & B Ziele, meine „Irgendwann einmal“-Liste usw. Wann immer ich also Zeit habe zu planen oder etwas zu tun, brauche ich nur hier hineinzuschauen und finde darin alles, was ich brauche, um loszulegen. So kann ich auf Flügen in Ruhe arbeiten, ohne jedes Mal einen Computer dabei zu haben – auch wenn ich gerne mit Computern arbeite.
Im Laufe der Zeit habe ich, angeregt durch einen Teilnehmer, den ich persönlich coache, meine Palette erweitert und mir die Erleichterung und Vereinfachung gegönnt, mir mehrere A6 & A7 Lederhüllen zu leisten. Zum einen kann ich dadurch jede Woche aufs Neue entscheiden, wie mein Timer optisch aussehen soll und mich an der Schönheit und Vielfalt der Ledersorten erfreuen. Zum anderen gibt es mir die Möglichkeit, mir meine Planer bei einer längeren Reise oder bei mehreren aufeinanderfolgenden Terminen, bei denen ich nicht zurück ins Büro komme, spezifisch auszustatten, sodass ich für jeden Termin immer nur das dabei habe bzw. mitnehme, was ich wirklich brauche. Den Wochenkalender hat man mit zwei ganz leichten und einfachen Handgriffen aus den Schienen befreit und in den nächsten Planer eingehängt.
Kann man mit der kleinsten Geldbörse auch seine Zeit besser managen?
Dies soll Ihnen einen ersten Überblick geben und Ihnen zeigen, welche Instrumente ich selbst nutze. Ganz besonderes Augenmerk hat derzeit ein ganz neues Produkt, welches ich selbst voller Vorfreude erwarte, weil es erst mal das leidige Problem von zu dicken Brieftasche löscht. Es handelt sich dabei um die Geldbörse UNO 1 – die kleinste Geldbörse im Scheckkartenformat mit Kugelschreiber, die mir bisher begegnet ist und die in der Lage ist bis zu 10 Kreditkarten und Münzen aufzunehmen. Diese Geldbörse liefert auf einen Schlag die Antworten auf all diese Fragen:
- Wie organisiere ich meinen Alltag?
- Brauche ich ein fettes Portemonnaie?
- Wie viel Kreditkarten brauche ich?
- Reicht mir eine kleines Portemonnaie aus?
- Trage ich es in der Hose?
- Vorne oder in der Gesäßtasche?
- Sammle ich auch das Kleingeld?
- Spare ich das Kleingeld jeden Abend in eine „Entsorungsspardose“?
- Oder lasse ich es immer in der Börse?
- Sammle ich das Kleingeld am Ende im Auto – meinem universellen Organisationsplatz?
- Verzichte ich auf Kupfergeld (Lasse es einfach als Trinkgeld liegen und spare mir das Gewicht?) Oder gar auf 10 Cent-Stücke oder 20-Cent-Stücke?
Mir geht es gar nicht so sehr darum viele Kreditkarten mit mir herumzutragen, da ich nach wie vor kein großer Freund von Kreditkarten bin, aber es gibt mir die Gelegenheit Kärtchen in der entsprechenden Größe bei mir zu haben, die ich bereits jetzt schon in meiner Planungs- und Aufgabenbearbeitungsarbeit einsetze und ich habe immer einen Stift dabei – für jemanden wie mich, der es liebt sich Notizen zu machen und auf jeder Form von Papier zu denken einfach nur herrlich.
Hier ein paar Bilder als Impressionen:
Als besonderen Service für unsere Leser haben wir mit dem Unternehmen X47 einen speziellen Rabatt für Sie vereinbart. Wenn Ihnen die Produkte auch so gut gefallen, wie mir und Sie diese für sich nutzen, möchten so geben Sie bei Ihrer Bestellung einfach das Codewort: ASSIS an und Sie erhalten auf Ihre Bestellung einen Nachlass von 10 %. Sie finden die Produkte des Unternehmens hier.
Herzlichst,
Ihr Nuno F. Assis
